Asas-asas Organisasi

Asas-asas organisasi merupakan berbagai pedoman yang secara maksimal untuk dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan dengan lancar dan efektif.

1 Pembagian Kerja

Asas ini dikaitkan dengan pejabat atau pimpinan yang akan menempati jabatan dalam satuan unit organisasinya agar roda organisasi dapat berjalan lancar. Dalam melakukan pembagian kerja, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas.

2. Pucuk Pimpinan sampai dengan pimpinan paling bawah harus mempunyai tujuan yang jelas.

3. Variasi tugas bagi seorang pimpinan hendaknya yang sejenis atau yang erat hubungannya.

4. Beban tugas antar tiap pimpinan atau pejabat hendaknya merata atau adil.

5. Penempatan posisi tiap pejabat hendaknya dilakukan secara tepat.

6. Penambahan atau pengurangan pejabat harus didasarkan dari perubahan volume pekerjaan.

7. Pembagian kerja untuk setiap pejabat seharus terhindarkan dari unsur nepotisme.

2 Rentang Kendali

Rentang kendali manajemen adalah berapa bagian atau berapa orang yang dapat ditempatkan di bawah pimpinan seseorang. Hal ini penting karena kemampuan seseorang untuk mengendalikan unit-unit organisasi atau orang lain pada umumnya memiliki keterbatasan.

Besarnya rentang kendali, tergantung dari teknologi, kerumitan tugas, dan profesionalisme para karyawan. Rentang kendali yang besar mengarah pada organisasi “flat structure”, dan kebalikannya adalah “tall structure”. Mana yang lebih baik, adalah tergantung situasi dan kondisi.

Faktor yang mempengaruhi luas-sempitnya rentang kendali dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:

1. Sisi Subyektif, yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan dan umur seorang atasan dan bawahan

2. Sisi Objektif, yaitu: bentuk pekerjaan, letak bawahan, stabil-labilnya organisasi, jumlah tugas kepada atasan, waktu penyelesaian pekerjaan.

3 Koordinasi

Koordinasi adalah proses untuk memadukan tujuan dan aktivitas dari unit-unit yang ada, supaya tujuan secara keseluruhan dapat tercapai. Tanpa koordinasi, ada kemungkinan masing-masing kerja keras, tetapi kurang mendukung organisasi bahkan merugikan organisasi.

Asas ini diperulukan agar suatu organisasi harus memiliki keselarasan aktivitas di antara satuan/unit organisasi atau di antara pimpinannya. Dengan adanya keselasrannya ini dapat dihindari adanya konflik, rebutan sumber atau fasilitas, duplikasi pekerjaan, dan adanya delay antar antar aktivitas.

a. Alasan Diperlukannya Koordinasi

Ada beberapa hal yang menjadi alasan mengapa koordinasi sangat diperlukan dalam suat organisasi, yaitu:

1. Perbedaan Sikap dan Pandangan

Seseorang cenderung lebih dipengaruhi pandangan tujuan organisasi yang lebih langsung menjadi tanggung jawab merekan, misal bagian pemasaran, merasa yang paling penting adalah kegiatan pemasaran.

2. Perbedaan Orientasi Waktu

Bagian produksi, cenderung berorientasi jangka operasional, dibanding bagian pengembangan produk, yang cenderung berorientasi jangka panjang.

3. Perbedaan Hubungan Antara Manusia

Misalnya di bagian produksi, yang cenderung pragmatis dan rutin, proses komunikasi kurang berkembang, berbeda dengan bagian pemasaran, yang sangat variatif, cenderung proses komunikasi cenderung berkembang.

4. Perbedaan Formalitas

Unit-unit organisasi yang pada umumnya memiliki metode dan standar yang berbeda untuk mengukur kemajuan atau hasil kerja. ada beberapa kegaitan organisasi yang dapat secara jelas terukur baik dari segi ongkos, waktu, kualitas dan ada pula yang tidak jelas terukurnya.

b. Koordinasi Efektif

Untuk mencapai koordinasi yang efektif antar kegiatan di dalam organisasi, dibutuhkan beberapa pendekatan. Ada tiga jenis pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu:

1. Pendekatan Teknik Manajemen

a. Hirarkhi Manajerial, rantai perintah yang terbentuk dalam organisasi, mempermudah aliran informasi serta kerjasama antar unit organisasi.

b. Aturan dan Prosedur, dengan adanya pedoman ini semua orang dapat bertindak secara tepat dan mandiri.

c. Rencana dan Sasaran, sebagai sarana untuk koordinasi yang baik, karena dapat mengarahkan kegiatan dari setiap unit organisasi.

2. Peningkatan Potensi Koordinasi

a. Sistem Informasi Vertikal, dengan proses informasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas, akan membantu proses koordinasi.

b. Hubungan lateral, hubungan yang langsung bersangkutan, bisa berupa kontak langsung, bentuk komisi atau gugus.

3. Pengurangan Kebutuhan Koordinasi

a. Penyediaan Tambahan Sumber Daya. Penyediaan tambahan sumber daya dan dana merupakan jalan keluar untuk membentuk unit-unit organisasi mengatasi persoalan-persoalannya.

b. Pembentukan unit-unit organisasi yang mandiri. Kebutuhan atas koordinasi dapat dikurangi dengan jalan membentuk unit-unit organisasi yang mampu melaksanakan semua aspek tugas secara mandiri.

4. Pelimpahan Wewenang

Pelimpahan wewenang merupakan penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seseorang pimpinan ke pimpinan yang lain. Hal ini dapat terjadi apabial seorang atasan memimpin bawahan dalam jumlah yang bayak dan kemampuan yang terbatas. Makin banyak bawahan maka secara relatif makin besar beban atasan.

Manfaat yang diperoleh apabila terjadi pelimpahan wewenang, antara lain sebagai berikut:

a. Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja.

b. Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat.

c. Keputusan-keputusan dapat dibuat dengan lebih tepat.

d. Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab.

e. Mengurangi sikap selalu menunggu perintah.

f. Pelayanan dapat terus ditingkatkan walalupun pimpinan yang bersangkutan memiliki halangan.

5. Fleksibilitas

Asas ini menyatakan bahwa struktur organisasi hendaknya mundah diubah dan disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan-perubahan dapat terjadi karena adanya pengaruh dari luar organiasasi maupun dari internal organisasi.