People, Process dan Technology

People, Process, dan Technology merupakan komponen dari business process management (BPM). BPM sebagai disiplin manajemen perusahaan yang memfokuskan diri untuk memperbaiki kinerja pengelolaan sebuah perusahaan dari segi proses bisnis (Harmon, 2005). Prinsip kerja BPM tidak sekedar dari teknologi tetapi menyangkut orang dan proses. Pada perusahaan besar tentunya memiliki proses bisnis yang kompleks. Dengan bantuan IT, proses bisnis dapat lebih efektif dan efisien. Meskipun demikian tidak semua proses bisnis dapat ditingkatkan dengan menggunakan sistem utama seperti ERP dan CRM sesuai dengan keinginan pelanggan dan share holder. Langkah dalam BPM adalah mengoptimalkan proses bisnis terlebih dahulu, kemudian mengotomasikannya dengan menggunakan teknologi (Jeston dan Nelis, 2006).

People

Untuk meningkatkan proses agar lebih efektif dan efisien yang sesuai dengan tujuan perusahaan, maka harus dianalisa tentang masalah apa yang sedang terjadi dalam perusahaan. Sumber dari masalah bisa didapatkan dengan cara menganalisa proses yang sering dialami dan untuk itu people merupakan faktor yang paling penting dalam BPM, karena people yang akan menjalankan proses dalam kegiatan operasional perusahaan. Kebudayaan dan kebiasan dalam lingkungan perusahaan tidak dapat dirubah dalam waktu singkat. Ada empat alasan timbulnya resistance atau perlawanan terhadap perubahan (Jeston dan Nelis, 2006):

1. Fear

Ketakukan merupakan penyebab yang paling besar dalam perubahan, karena dengan perubahan terdapat ketidakpastian, ketidaknyaman, tidak dapat diprediksi dan tidak aman.

2. Feeling powerless

Perasaan tidak mempunyai kekuatan dan pasrah sering disebabkan pihak manajemen tidak melibatkan orang yang terkait.

3. To much effort and pain is involved

Perubahan dapat memberikan beban pekerjaan bertambah dan usaha yang lebih besar dibandingkan dengan situasi yang sudah ada.

4. Absence of self-interest

Alasan perubahan yang tidak disampaikan dengan jelas dapat menimbulkan perasaan berat dalam menjalankan tugas yang akan diberikan.

Faktor Resistance terhadap perubahan harus menjadi perhatian penting karena dapat menghambat terjadinya perubahan. Untuk menghindari hal tersebut diperlukan langkah – langkah yang tepat dalam menghadapi resistance. Ada tujuh langkah penting yang harus diperhatikan dalam membangun implementation architecture of managing organization change (Harrington, 2000).

1. Clarify the project

Menentukan batasan dari proyek dan komitmen dengan pihak manajemen yang berfokus kepada tujuan, waktu dan biaya, dampak terhadap perubahan yang akan terjadi dan analisa seberapa besar usaha perubahan secara menyeluruh.

2. Announce the project

Mengkomunikasikan tujuan proyek dan perubahan yang akan dilaksanakan kepada semua pihak yang terkait. Selain komunikasi, agar para pegawai dapat menjalankan tugas dengan baik adalah dengan memberikan rewards seperti hadiah, insentif atau promosi jabatan.

3. Conduct the diagnosis

Mengadakan analisa terhadap keadaan yang sesungguhnya terjadi pada perusahaan. Untuk mendapatkan data dapat menggunakan landscape survey sebagai penilaian dari hasil analisa.

4. Develop an implementation plan

Pembuatan rencana implementasi menjelaskan tentang tugas, tanggung jawab, sumber daya manusia, jangka waktu dan biaya. Tujuannya agar setiap langkah dapat dicapai sesuai dengan waktu dan biaya yang telah dibuat.

5. Execute the plan

Melaksanakan rencana implementasi yang sudah dibuat dengan menerapkan change management, meningkatkan sinergi, dan mengurangi resistance.

6. Monitor progress and problem

Membuat suatu laporan secara periode tertentu agar setiap rencana yang sudah dibuat dapat dimonitor dengan baik.

7. Evaluate the final result

Membuat laporan akhir dari proyek yang berisikan tentang perbandingan antara rencana implementasi dengan hasil yang sudah dicapai. Laporan evaluasi dapat memberikan informasi tentang masalah dan pencapaian yang sudah dilakukan, hal ini berguna untuk membuat perencanaan proyek yang akan datang.

Process

Untuk dapat menganalisa dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu proses, maka dapat menggunakan pendekatan metode value chain analysis yang dipopulerkan oleh Michael Porter pada tahun 1985. Metode ini merupakan pengelompokan aktitas secara umum yang terdapat disemua perusahaan. Pengelompokan dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu primary activity dan supppot activity.

Gambar. Model Value Chain

Dengan penjabaran yang lebih rinci lagi dari kedua aktifitas tersebut, maka dapat dianalisa tentang bagian mana yang harus ditingkatkan untuk mencapai tujuan dari bisnis. Untuk mengembangkan lebih jauh mengenai value chain terdapat lima tahapan (Usaid, 2009) yaitu :

1. Value chain selection

Proses pemilihan prioritas dari suatu bidang industri untuk meningkatkan pertumbuhan. Beberapa tools yang dapat digunakan dalam value chain selection antara lain Porter's Five Forces, Boston Matrix, dan Matrix Ranking.

2. Value chain analysis

Mengidentifikasi kemungkinan manfaat dan resiko yang didapatkan dari hasil value chain selection. Analisa mencangkup cost benefit analyst, yang nantinya akan dipakai sebagai pertimbangan untuk para pengambil keputusan.

3. Competitiveness strategy

Menentukan strategi daya saing yang akan dicapai dari tujuan peningkatan value chain yang akan diambil. Nilai – nilai strategi mencangkup inovasi dan diferensiasi yang dapat meningkatkan daya saing.

4. Design and implementation

Merancang kegiatan yang akan dijalankan sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Setiap pelaksanaan harus sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat sebelumnya.

5. Monitoring and evaluation.

Memonitor dan mengevaluasi efektivitas dari pelaksaan kegiatan yang sudah dilakukan agar dapat mencegah kegagalan dan dapat meningkatkan kinerja dalam pelaksaaan.

Gambar  The Value Chain Project Cycle

Technology

Teknologi merupakan alat yang digunakan manusia untuk membantu mencapai tujuan. Sedangkan untuk mendapatkan informasi maka digunakan teknologi informasi. Dalam penerapan EDA pendekatan yang digunakan adalah mobile technology. Dua kata untuk menggambarkan teknologi mobile adalah wireless dan mobility. Wireless yang berarti tanpa kabel dan mobility adalah mobilitas. Dapat diartikan teknologi mobile mengizinkan para pemakai dapat memasukan, mengolah dan mengakses data dimanapun dan kapanpun dengan teknologi nirkabel (Kornak dan Teutloff, 2004). Teknologi mobile tidak luput dari mobile device, aplikasi, dan koneksi jaringan. Mobile device yang paling banyak digunakan pada saat ini adalah hand phone. Namun hand phone memiliki keterbatasan dalam mengakses informasi, untuk itu smart phone atau PDA hadir untuk menyempurnakan kebutuhan hand phone. Pada saat ini PDA sudah bukan barang mewah dan sudah menjadi kebutuhan sebagian orang, terbukti dengan banyaknya anak remaja hingga dewasa yang menggunakan. Blackberry merupakan salah satu contoh smart phone atau PDA yang digunakan oleh masyarakat untuk mengakses aplikasi dan e-mail. Diperkirakan sebanyak 878 juta pekerja diseluruh dunia, atau rata – rata 27% dari total pekerja akan mempertimbangkan agar dapat bekerja sacara mobile pada tahun 2009 (Prism, 2006). 

Untuk mendapatkan layanan mobile data seperti e-mail, mms, download musik, dan akses informasi, diperlukan enam komponen yaitu telecom industry, technology industry, standards, devices, cultural forces, dan regulatory forces (Evan, 2002).

Gambar Komponen Mobile Data

Dalam penerapan teknologi mobile diperlukan lima langkah penting untuk berhasil dalam menerapkan teknologi mobile (Miller, 2002).

1. Choose your software

Software untuk mobile device pada umumnya akan berkaitan dengan software lain yang saling berhubungan. Pastikan memiliki Application Program Interface (API) yang dapat dihubungkan dengan software lain, sehingga software tersebut dapat terintegrasi lebih cepat.

2. Choose your carrier

Jaringan komunikasi memiliki sinyal yang unik pada setiap daerah. Pastikan operator telekomunikasi yang menyediakan jasa layanannya memiliki sinyal yang baik, tidak menutup kemungkinan untuk menggunakan lebih dari satu operator untuk menerapkan suatu sistem pada perusahaan. Terkadang setiap operator telekomunikasi mempunyai sinyal bebeda – beda pada setiap daerah.

3. Choose your device

Tentukan spesifikasi alat yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan.

4. Choose your application

Aplikasi sekelas enterprise seperti ERP dan CRM, memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi. Tidak semua fungsi yang ada pada aplikasi tersebut dapat dimigrasikan ke mobile application. Maka diperlukan analisa detail tentang kebutuhan yang perlu ditingkatkan dengan menggunakan teknologi mobile.

5. Choose your security

Jika dalam sistem yang akan dibuat memerlukan pengiriman data secara online menggunakan teknologi telekomunikasi. Maka diperlukan security tersendiri secara khusus untuk melindungi data tersebut seperti virtual private network (VPN).

Tweet

Subscribe to receive free email updates: