Perencanaan Strategis IS/IT

Perencanaan StrategisIS/IT

Untuk menentukan strategi IS/ITyang dapat mendukungperencanaan Visi dan Misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-halberikut: Mengapa suatu bisnis dijalankan, Kemana tujuan dan arah bisnis, Kapan tujuan tersebut dicapai, Bagaimana cara mencapaitujuan, dan Adakah perubahan yang harus dilakukan. Dengan demikian, yang menjadi issue utama dalam membangun suatu perencanaan strategi IS/IT, adalah penyelarasan strategi IS/IT dengan strategi bisnis organisasi. Strategi bisnis, ditetapkan oleh manajemen melalui beberapa pertimbangan dan analisis faktor lingkungan internal (kelemahan dan kekuatan) dan faktor lingkungan eksternal organisasi (peluang dan ancaman). Tidak serta merta strategi bisnis tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah, tetapi harus didukung oleh struktur administratif yang baik, integritas proses atau aktifitas bisnis yang lancer baik di internal mapun eksternal organisasi, serta memiliki kemampuan dan keterampilan SDM yang profesional.

Kemampuan teknologiinformasi mutlak dibutuhkan untuk menjamin terwujudnya harmonisasi antara infrastruktur dan proses bisnis organisasi, sehingga strategi bisnis yang dipilih dapat berjalan optimal, serta dapat mencapaikeunggulan kompetitif yang diinginkan. Strategi IS/IT yang tepat akan mendorong beberapa hal yaitu tersedianya teknologi dan aplikasi informasi sesuai kebutuhan sehingga dapat tercipta struktur administratifyang baik, meningkatkan kemampuan dan kelancaran dalam akses informasi sehingga dapat tercapai integritasproses dilingkungan internal dan ekternal organisasi, termasuk kontrol yang efektif/efisien terhadap penggunaan sumbar daya, risiko, dan aktifitas bisnis organisasi; Meningkatkan profesionalisme SDM melalui peningkatan cara merekrut, motivasi, mendidik/melatih pegawai, dan membentuk budaya kerja yang didukung oleh sistem informasi.

Hubungan antara strategi IT, strategi IS dan strategibisnis ditujukkan pada Gambar . Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi system informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi IS adalah menjawab pertanyaan “apa?”, sedangkan strategi IT lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.

Gambar.  Hubungan antara Strategi Bisnis, IS dan IT [ Ward and Peppard, 2003]

Ward  and  Peppard  menyatakan  bahwa  untuk  dapat  menerapkan  teknologi informasi  secara  optimal,  dibutuhkan  suatu  strategi    IS/IT  yang  selaras  dengan strategi bisnis organisasi. Menurut [Ward and Peppard, 2002] sejumlah penelitian dan kenyataan menunjukkan beberapakonsekuensi yang dihadapi suatu organisasi dan tidak memiliki strategi IS/IT, yakni;

1. Investasi IT yang tidak mendukung tujuan/sasaran bisnis;
2. Lemahnya kendali atas IS/IT organisasi;
3. Terjadinya duplikasi data, data yang tidakakurat, dan sumber informasi yang membingungkan karena tidak terintegrasinya IS/IT;
4. Tidak   ada   prioritas   pengembangan   ataupun   dalam   melaksanakan perubahan IS/IT;
5. Tidak ada mekanisme memutuskan tingkatan sumber daya yang optimal dan system suplai yang terbaik;
6. Manajemen informasi yang lemah; Beda pemahaman antara pengguna dan pelaku IS/IT organisasi yang dapat menyebabkan konflik dan kekecewaan;
7. Strategi teknologi yang tidak terpadu;
8. Investasi infrastruktur yang tidak sesuai kebutuhan;
9. Evaluasi proyek IS/IT yang hanya berdasarkan aspek financial;
10. Investasi IS/IT dapat menjadi sumber konfilk dalam organisasi;
11. Justifikasi investasi yang kontradiktif dengan konteks bisnis; serta daur hidup IS/IT yang lebih pendek dari yang dibutuhkan. Strategi IS/IT tersebut dituangkan ke dalam suatu perencanaan strategi IS/IT.

Perencanaan strategi IS/IT atau yang juga disebut IT Master Plan mempunyai karakteristik, antara lain adalah: adanya misi utama; keunggulan strategis/kompetitif dan kaitan dengan strategi bisnis; adanya sasaran kunci; mengejar kesempatan dan integrasi strategi IS/IT dan strategi bisnis;adanya arahan dari eksekutif/manajemen senior  dan  pengguna;  serta  pendekatan  utama  berupa  inovasi  pengguna  dan kombinasi pengembang buttom up dan analisis top down.Perencanaan strategis IS/IT yang baik dan akan menghasilkan portfolio-portfolio sistem informasi dan infrastruktur yang saling terintegrasi di semua level organisasi dan memberikan kontribusi  yang  penting  dalam  membangun  dan  meningkatkan  kinerja  organisasi yaitu efisien, efektivitas, komunikasi, kolaborasi dan kompetitif.

Efisiensi diperolehmelalui otomasi pengolahan transaksi, yang semula ditangani  oleh  manusia  diganti  dengan  teknologi  sistem  informasi  yang    sering disebut Transanction Processing System (TPS). Untuk meningkatkan efektifitas, dicapai antara lain dengan Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS), Executive Information System (EIS), yang digunakan untuk menyediakan informasi bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Efektifitas meningkat karena pengambilan keputusan didasarkan dengan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan, serta berkesinambungan. Peningkatan kinerja komunikasi dan kolaborasi dicapai dengan menerapkan system yang mampu mengintegrasikan pengguna system informasi termasuk para manajer secara elektronik, sistem informasi ini biasanya disebut Office Automation System (OAS). Denganmeningkatnya efisiensi, efektivitas, komunikasi, dan kolaborasi proses bisnis organisasi, maka akan dapat meningkatkan kemampuan dalam berkompetensi.

Ward  dan  Peppard  (2002),  menyatakan  Perencanaan  Strategis  IS/IT merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam melakukan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya.  Rencana  strategis  IS/IT  mempelajari  pengaruh  IS/IT  terhadap  kinerja bisnis  dan  kontribusi  bagi  organisasi  dalam  memiliki  langkah-langkah  strategis. Selain itu, perencanaan strategis IS/IT juga menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerjabagi manajemen untukmenyelaraskan strategi IS/ITdengan strategi bisnis, bahkan mencarikesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif.

Kesimpulannya,  bahwa  perencanaan  strategis  IS/IT  sangatlah  diperlukan dalam upaya pengelolaan dan pemanfaatan TI untuk kepentingan organisasi dalam menggapai tujuan bisnis dan keunggulan kompetitif. Integritas dan keselarasan dalam proses bisnis organisasi sangat diperlukan, sehingga organisasi akan memiliki, capabilitas, avalibility, sertaadaptive;    dengan demikian organisasi dapat menyelesaikan setiap transaksidan melakukan perubahan dengan cepat dan akurat. Dalam perencanaan strategi IS/IT perlu memperhatikan dan memahami konteks strategi yang akan dikembangkan organisasi.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: